Журнал регистрации входящих документов

Бланк журнала регистрации входящих документов. Регистрация документа - присвоение документу уникального номера и указание этого номера как в самом документе, так и в журнале (на карточке) или в компьютерной программе. Регистрация документа необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля за исполнением.

Утверждение документов осуществляется руководителем (начальником) подразделения или же руководителем предприятия или специальным документом придающим документу юридическую силу. Входящие документы включают корреспонденцию, приходящую от органов законодательной или исполнительной власти, служебную переписку, письма от контрагентов, заявления.

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, журнал регистрации входящих документов, в котором регистрационный номер состоит из порядкового номера и даты поступления документа. Исполнителю документ передается после указания ФИО в графе "Исполнитель" и подписи в графе "Подпись исполнителя".

Журнал ведется секретарем-референтом или сотрудником службы делопроизводства.

Форма журнала регистрации входящих документов:
Входящий номер документа
Дата документа
Исходящий номер
Краткое содержание (заголовок)
Исполнитель
Подпись исполнителя
Срок исполнения
Примечание

Перечень документов, подлежащих регистрации в журнале:
Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)
Входящие письма (от контрагентов, органов исполнительной и законодательной власти и т.п.)
Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. п.)
Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)
Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)
Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)
Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)
Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)
Структура и штатная численность
Сметы (расходов, использования средств и т. д.)