Журнал регистрации личных дел

Журнал регистрации личных дел сотрудников - журнал установленной формы, на обложке или титульном листе которого указываются: наименование организации, учреждения, дата начала и дата окончания ведения Журнала. В Журнале делают записи по пяти графам. Записи ведутся в хронологическом порядке пастой (синего, фиолетового, черного цвета) и должны быть четкими, ясными, без помарок и подчисток. В случае ошибки неправильная запись берется в скобки и зачеркивается нежирной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), а рядом делается правильная запись.

Форма журнала регистрации личных дел сотрудников.
№ личного дела
Фамилия, инициалы
Дата формирования личного дела
Дата расформирования личного дела
Примечания

Регистрация кадровых документов в организации может вестись только с использованием специальных журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать (необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»).

Список журналов регистрации кадровых документов, которые обязательно должны быть в организации:

• журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы)


• журнал регистрации личных карточек (Т-2)


• журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся). Вести личные дела сотрудников не обязательно, но если такое решение принято (так как это очень удобное досье), то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел.


• журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы)


• журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.)


• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

Каждая страница "Журнал регистрации личных дел" должна быть пронумерована, прошнурована, концы шнуровки оклеены и скреплены печатью организации и подписью ответственного за ведение Журнала сотрудника.